پيگيري نتايج فعاليتهاي روابط عمومي با دو چشم باز
هوشمند سفيدي- مشاور ارتباطات بانك كشاورزي
اين روزها مسئله روابط عمومي براي آن دسته از شركتهايي كه رقابتي تر و به نوعي از سطح ارتباطات بالاتري برخوردار هستند، به صورت يك اصل بنيادين در آمده است، چرا كه مي بايد متفاوت عمل كنند.
در يك دوره زماني، وقتي اجتماع به وسيله گروه هاي خاصي به سرعت به جلو برده مي شود، روابط عمومي در شكل گيري پايه هاي مديريت بسيار مهم جلوه گر مي نمايد.
هنگامي كه اقداماتي صورت مي گيرد تا از درستي كار عمليات روابط عمومي اطمينان حاصل شود، در واقع طرح آن برنامه ريخته مي شود.
روابط عمومي در واقع به معناي ايجاد ارتباط به يكباره نيست، بلكه به معناي ايجاد ارتباط در راستاي خواستها و مقاصد شركتها است.
اولين قدم تحقيق است كه پيش از شروع برنامه روابط عمومي، به تشخيص موقعيت يك شركت، موسسه يا بانك كمك فراواني مي كند و اين خود در تعريف بهترين استراتژي و مناسبترين برنامه براي دستيابي به اهداف ارتباطات، كمك بزرگي است، اما اين اهداف بايد در راستاي خواستها و نيازهاي سازمان باشد و اگر نباشد نه تنها ارزش افزوده ندارد بلكه دير يا زود به وسيله مديران زير سئوال مي‌روند.
برنامه روابط عمومي كه محصول اين فرآيند است، بايد لوازم و اسبابي را مهيا كند كه تحت يك روال مشخص و در يك مدت زمان معلوم، استفاده شود.
در آخر، شخص بايد تمامي منابع اعم از انساني و مواد اوليه و همچنين دستيابي به بالاترين رده هاي شركتي تا مراحل پاياني انجام كار را كه خود كليد پيروزي تمام طرحهاست ، مطالعه كند.
در طول اجراي برنامه بايد چشم از منابع بر نداشت، تمامي بن بست ها را بررسي و نتايج را پيگيري كرد.
هنگامي كه اهداف اوليه و نتايج متعاقب آن را مقايسه مي كنيم، در مي يابيم كه مرحلة ارزيابي، به عنوان آخرين مرحله كليدي روابط عمومي است.
هميشه دليلي براي بوجود آمدن اقدامات، راه ها و روش ها وجود دارد. عدم موفقيت در هر يك از اين مراحل مي تواند بر كل پروژه تاثير بگذارد و به همين دليل است كه گشودن باب يك روش جديد با مديران شركتها براي دستيابي به درك عميق يك پروژه، بسيار مهم جلوه مي كند.

« روابط عمومي » و « ارتباطات طلايي » با کارکنان
يکي از شکاف هاي مهم در قلب سازمانها ، غفلت از ارتباطات داخلي در قبال گرايش بيش از حد به سمت ارتباطات بيروني است ؛ حال آنکه در خط عمليات هر سازماني ، نيروهاي داخلي قرار دارند و بينش و کنش آنان است که نخستين داوريها را درباره آن سازمان شکل مي دهد .
در ارتباطات کارمندي ، اصل طلايي ، « مطلع نگهداشتن درخصوص فعاليتهاي داخلي و بيروني سازمان » است ؛ چرا که کارکنان همواره تمايل دارند و مي توانند به اندازه اي که آگاهي دارند درباره سازمان خود انديشه کنند و همواره احساس بهتري نسبت به آنچه که انجام مي دهند يا نمي دهند ، داشته باشند .
بنابراين ، با پذيرش اصل اول بايد ديد که چگونه مي توان بستر لازم را براي اطلاع رساني موثر به همکاران ايجاد کرد .
در اين خصوص ، چهار روش پيشنهاد مي شود :

1- روش نخست : ارتباط رو در رو
يکي از تعارضات عصر ديجيتالي ، اين است که تمامي حالت هاي ارتباطي ، ضرورتا تقويت نشده اند . « ارتباط رودرو » ، اغلب به نفع « نامه الکترونيکي » ، «اينترنت» و « پيام هاي متني » و «تلفن همراه » کنار گذاشته شده اند و افراد به واسطه يک ابزار و کانال ارتباطي با هم مرتبط مي شوند ، در حالي که هيچ چيزي نمي تواند بر تاثيرات يک ارتباط متقابل و چهره به چهره غالب شود ؛ چرا که در يک ارتباط شخصي ، اعتماد ، درک عميق تر ، سهولت يادگيري قدرت شکل گيري رفتار و فرآيندهاي موثر و ايجاد روابط وجود دارد .

2- روش دوم : ارتباط الکترونيکي
در کنار توجه به ارتباطات حضوري و ايجاد فضاي مثبت براي انجام گفت و گوهاي شيرين ، استفاده از اينترنت و وسايل ارتباطات الکترونيکي توصيه مي شود .
همچنين اين بخش به نام « فقط بپرسيد » در وب سايت يک سازمان ، فرصتي تا کارکنان آن، هر پرسشي را که دارند ، مطرح کننند . با اين روش ، همه همکاران مي توانند به پرسش هاي خود پيرامون موضوعات مختلف سازمان دست يابند .
در اين زمينه ، توليد خبرنامه الکترونيکي ، نظر بر الکترونيکي و انجام گفت و گوها و اجراي مسابقات الکترونيکي قابل توجه است .

3- روش سوم : ارتباطات مکتوب
روش مکتوب حد ارتباطات کارمندي ، حائز اهميت بوده و در کنار روشهاي قبلي ، در ايجاد ارتباط کامل غير قابل اغماض است .
کارتهاي تبريک و تسليت ، نشريه کارمندي ، بروشورهاي اطلاع رساني ويژه کارکنان و... تعدادي از تکنيک هاي ارتباط با همکاران است .
چالش هاي ارتباط کارمند
اما بايد ديد چه چالش هاي ارتباطات کارمندي را تهديد مي کند :
* مناسبت گرايي : بايد توجه کرد توجه به کارکنان و ايجاد ارتباط با آنان ، نبايد تابعي از مناسبت ها باشد و در غير مناسبت ، آنان مورد غفلت و فراموشي قرار گيرند .
* ارتباط عمودي : هميشه اين گونه نيست که فقط کارکنان «دريافت کننده» باشند ، و مديران «ارائه کننده» بايد زمينه هايي را مهيا کرد که کارکنان نيز بتوانند ارائه کننده افکار ، ايده ها ، نظرات و ديدگاههاي خود باشند و مسائل خود را نيز طرح کنند .
«نظام پيشنهادهاي همکاران » و ايجاد «خانه کارکنان» در هر يک از سازمانها مي توانند در خلق چنين فرصت هاي خدايي موثر باشند .
مديريت ارتباطات کارمندي : گرايش جديد در اين خصوص ، واگذاري مديريت ارتباطات کارمندي به خود کارکنان است .
روش «تريبون آزاد» ، متکي بر اين گرايش است که طي آن اداره جلسات گفت و شنود به فرد منتخب همکاران سپرده مي شود .

4- روش چهارم : ارتباطات بصري
استفاده از ارتباطات بصري ، به لحاظ اهميت مشاهده و شهود در اثربخشي حائز اهميت است . توليد خبر نامه ويدئويي ، ارائه گزارش هايي در قالب فيلم ، از جمله اين روشها هستند .
در پايان ، خالي از لطف نمي بينم که دو اصل از اصول چهارده گانه دمينگ صاحبنظر بر حبه مديريت را يادآوري کنم :

• موانع موجود بين کارکنان را از بين ببريد .
• از شعار دادن ، موعظه کردن و هدفگذاري بر روي کارکنان پرهيز کنيد .